Privacybeleid

Privacybeleid De Saedeleer Services (Business Minded BVBA)
Versie 2018-05-23

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle betrokkenen bij de bedrijfsvoering van Business Minded BVBA in verband met verzekeringsbemiddeling.
Voor de bemiddeling in verzekeringen is Business Minded BVBA, met zetel te Eichemstraat 19, 9400 Appelterre-Eichem, ondernemingsnummer 0894.764.127, gekend onder de benaming ‘De Saedeleer Services’.

De Saedeleer Services heeft haar privacybeleid in overeenstemming gebracht met de nieuwe Algemene Verordening Gegevensverwerking (beter gekend als GDPR).

Algemene info

Wat is de AVG-verordening?

AVG staat voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming en voert de GDPR-verordening uit afkomstig van de EU. De AVG voert een nieuwe privacywetgeving in, die van toepassing is in de hele EU en meer bescherming biedt inzake de verwerking van persoonsgegevens.  De AVG treedt in werking op 25/05/2018 en vervangt de Belgische wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 8/12/1992.

Wat is de doelstelling van de AVG?

De AVG heeft tot doel de burger een betere bescherming van het privéleven te bieden.  Tegelijk uniformeert zij de regels in de hele Europese Unie.  Dit houdt onder meer het volgende in :

  • Ondernemingen moeten te allen tijde transparant zijn, zowel binnen de onderneming ten aanzien van het personeel, als ten opzichte van de personen wiens gegevens verwerkt worden.
  • De verplichtingen voor ondernemingen worden aangepast aan het risico van de verwerkingsactiviteit en zijn dus variabel.
  • Ondernemingen die aan verwerking van persoonsgegevens doen moeten zo veel mogelijk documenteren, zodat controle mogelijk wordt.

Het lijkt er sterk op dat de GDPR onder meer paal en perk wil stellen aan het versturen van commerciële mails, het zonder uw medeweten opslaan en verwerken van uw gegevens en -niet in het minst- ook aan het volgen en analyseren van uw surfgedrag zonder dat u daar uw toestemming voor gaf.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde natuurlijke persoon of identificeerbare natuurlijke persoon. Denk daarbij aan naam, persoonlijk e-mailadres, persoonlijk telefoonnummer, etc.
Gegevens van een rechtspersoon zoals een vennootschap vallen hier NIET onder.

De AVG beschermt gegevens van natuurlijke personen (particulier, zelfstandige zaak zonder rechtspersoonlijkheid)  en dus niet de gegevens van een rechtspersoon. Toch zal zelfs een rechtspersoon vaak persoonlijke gegevens meedelen waardoor Business Minded in principe geen onderscheid maakt en onze privacyverklaring van toepassing is op iedere gegevensverwerking.

Wat wordt bedoeld met de verwerking van persoonsgegevens?

Verwerking moet heel ruim geïnterpreteerd worden. Men spreekt bijvoorbeeld in volgende gevallen van verwerking: verzamelen, ordenen, gebruiken, verspreiden, … van persoonsgegevens.

Wie is verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en betrokkene?

  • De verwerkingsverantwoordelijke is de instantie die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.
  • De verwerker is onderneming die in dienst voor de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
  • De betrokkene is de persoon wiens gegevens worden verwerkt.

Gegevensverwerking door Business Minded in het algemeen

Business Minded fungeert in sommige gevallen als verwerkingsverantwoordelijke, indien uw gegevens door ons worden verwerkt bent u betrokkene. Afhankelijk van de dienst waarvoor u een beroep doet op (of in contact treedt met) Business Minded, kan het dat uw gegevens worden doorgegeven en er een wisselwerking ontstaan waardoor Business Minded verwerker is en een andere onderneming de verwerkingsverantwoordelijke wordt (en omgekeerd).

Wat is het algemeen doel van de verwerking van persoonsgegevens?

Business Minded heeft enkele algemene doelstellingen waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, nl. :

  • Administratie en boekhouding
  • Werkplanning
  • Klantenbeheer
  • Bestrijding van fraude en inbreuken van het cliënteel
  • Beheer van de betwistingen
  • Public Relations
  • Beheer van geschillen
  • Bescherming tegen gegevensverlies aan de hand van een back-up
  • Uitoefening van een gerechtvaardigd belang
  • Voldoen aan wettelijke en/of fiscale verplichtingen

Naast deze algemene doeleinden die van toepassing zijn op alle diensten van Business Minded BVBA, zijn er nog specifieke doeleinden voor elk type dienst die Business Minded BVBA aanbiedt. Deze worden hieronder behandeld.

Hoe verwerkt Business Minded uw gegevens?

In het algemeen kan gesteld worden dat uw gegevens op volgende manieren verwerkt worden:

  • Opslaan van gegevens
  • Mailverkeer
  • Back-up (online)
  • Op papier (communicatie per brief + bijhouden papieren dossier)
  • Telefonisch contact opnemen (invoeren telefoonnummer)
  • Contact opnemen d.m.v. app of sociale media

Opmerking: per type dienstverlening kunnen er naast de algemene ook nog bijkomstige verwerkingen optreden, deze vindt u onder de bijkomende informatie per dienst.

Specifieke info per type dienst/activiteit

Business Minded BVBA biedt verschillende diensten aan. Zo levert Business Minded ook zakelijke diensten en is zij ook actief op vlak van consulting.  Informatie inzake het soort gegevens die verwerkt worden, voor welk doel, de bewaartermijn en de toestemming variëren per dienst/activiteit.  Voor u als bezoeker van een website die betrekking heeft op verzekeringsbemiddeling, beperken wij ons in deze versie van het privacybeleid tot de verwerkingsinfo m.b.t. deze specifieke dienst.

Gegevensverwerking door Business Minded i.v.m. verzekeringsbemiddeling

Wat is het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens?

Het verwerken van uw persoonsgegevens heeft bovenop de algemene doelstellingen van gegevensverwerking (zie titel Gegevensverwerking door Business Minded in het algemeen) tot doel:

  • Globaal overzicht van het cliënteel
  • Makelaarsdiensten
  • Onderzoek naar verzekerbaarheid
  • Berekening tarief/opmaak offerte
  • Beheer van persoonsverzekering
  • Beheer van groepsverzekering
  • Beheer van verzekeringen tegen brand, ongevallen en allerlei gevaren
  • Arbeidsongevallenverzekering
  • Beheer van verzwaarde risico’s
  • Statistieken verzekeringsportefeuille
  • Bemiddeling in de onderschrijving
  • Beheer producten
  • Facturering voor prestaties

Hoe verwerkt Business Minded uw persoonsgegevens?

Voor het aspect verzekeringen, verwerkt Business Minded uw persoonsgegevens bovenop de algemene verwerkingen die hierboven zijn opgesomd op volgende manier:

  • Gegevens doorgeven aan verzekeringsmaatschappij
  • Gegevens doorgeven aan een co-makelaar waarmee wij een samenwerking hebben
  • Gegevens invoeren in een (online) toepassing van een maatschappij
  • Opmaken van offertes en verzekeringscontracten
  • Bezorgen van een overzicht van uw verzekeringen
  • Beheersdaden m.b.t. uw contracten
  • Afrekenen commissielonen en/of de controle van de ontvangen commissieloonstaten

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Business Minded BVBA, gekend onder de handelsnaam De Saedeleer Services, voor de bemiddeling in verzekeringen. De zetel is gevestigd in 9400 Appelterre, Eichemstraat 19 (ondernemingsnummer: 0894.764.127).

In het algemeen heeft enkel de zaakvoerder toegang tot persoonsgegevens in het kader van verzekeringen. Indien beroep wordt gedaan op een (al dan niet zelfstandige) medewerker, zal deze beperkte en tijdelijke toegang krijgen voor het uitvoeren van taken.

Uw gegevens zijn noodgedwongen ook zichtbaar voor IT-specialisten die werkzaamheden en onderhoud verrichten aan onze infrastructuur.  Zij moeten vertrouwelijk omspringen met uw gegevens en mogen deze enkel raadplegen en/of gebruiken in het kader van hun opdracht, hetgeen ook contractueel met hen werd overeengekomen.  Bovendien wordt de toegang steeds zo veel mogelijk beperkt.

In bepaalde gevallen geven wij ook gegevens door aan verzekeringsmaatschappijen; dit met het oog op de onderschrijving of het beheer van een verzekeringscontract.
Voor bepaalde gegevens is de verzekeringsmaatschappij de verantwoordelijke voor de verwerking en zijn wij slechts de verwerker en omgekeerd.  Onze onderneming kan enkel toezicht houden op de eigen verwerking van uw persoonsgegevens.
Hetzelfde is van toepassing voor het online platform waarmee wij de online inschrijving van voertuigen verrichten en ook de DIV, dewelke finaal instaat voor de inschrijving van het voertuig.

Tot slot kunnen uw gegevens ook verwerkt worden door instanties in het kader van bewijsvoering n.a.v. een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting.

Welke gegevens worden verwerkt?

Business Minded verwerkt volgende gegevens:

  • naam
  • adres
  • voornaam & naam;
  • indien van toepassing: Bedrijfsnaam;
  • adres;
  • Telefoon- en/of gsm-nummer;
  • e-mailadres;
  • indien van toepassing: Ondernemings- en/of BTW-nummer
  • opgesomde doelstellingen
  • geboortedatum
  • rijksregisternummer
  • datum en nummer rijbewijs
  • Nummerplaat voertuig
  • Alle andere gegevens die u ons zelf toevertrouwt in verband met de hierboven

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

In het kader van het verzekeringskantoor worden uw gegevens volgens de wettelijke bewaartermijnen bijgehouden.

Welke rechtsgronden heeft Business Minded voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

Business Minded baseert zich voor verzekeringen op volgende rechtsgronden:

1e            Toestemming: indien u uw toestemming heeft gegeven aan de hand van het aanvinken ervan op de website,  of in een document, wordt uw toestemming gebruikt als rechtsgrond voor dat bepaalde doeleinde. Toestemming wordt gevraagd om u bijvoorbeeld op de hoogte te houden over commerciële acties.
2e            Overeenkomst: als verzekeringsnemer sluit u een contract met ons kantoor.
3e            Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om u in uw hoedanigheid van klant van ons kantoor te informeren over producten/oplossingen die op uw situatie van toepassing zijn en waarvoor wij het als onze morele plicht beschouwen u hierover te informeren.
4e            Wettelijke verplichting: het voldoen aan de MIFID-verplichting, fiscale verplichtingen, enz.

Voor bestaande klanten van Business Minded kunnen ook informatieve, bij uitzondering commerciële berichten, ontvangen worden op grond van het gerechtvaardigd belang van onze onderneming voor de diensten waarvoor ze reeds klant zijn. In alle gevallen wordt voorzien in de mogelijkheid om u hiervoor af te melden.

Gegevensverwerking door Business Minded indien u ons voor andere doeleinden contacteert dan een door ons aangeboden dienst

Het is mogelijk dat u nog op een andere wijze of om een andere reden in contact treedt met Business Minded. Bijvoorbeeld omwille van uw vraag naar sponsoring, u wenst leverancier van Business Minded te worden en/of u bent vertegenwoordiger van een mogelijke leverancier, enz.

Gegevens kunnen hiervoor verwerkt worden op basis van verschillende rechtsgronden zoals precontractuele gronden, toestemming enzovoort. Net als de rechtsgrond zal de doelstelling van de verwerking variëren naar gelang uw verzoek.

Bijvoorbeeld:

  • Antwoorden op een door u gestelde vraag
  • Contact opnemen

Verder verwijzen wij naar de algemene doelstellingen die hierboven reeds besproken werden.

We beperken ons tot verwerken van gegevens die u ons zelf bezorgt.

De bewaringstermijn zal verschillend zijn naar gelang er een samenwerking voortvloeit met onze onderneming.

  • Indien geen samenwerking/overeenkomst voortvloeit worden uw gegevens ten laatste na een termijn van 2 maanden verwijderd.
  • Indien er wel een samenwerking/overeenkomst tot stand is gekomen, zullen uw gegevens bewaard gedurende de samenwerking en na afloop ervan tot het verlopen van de verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering.
  • Indien het een loutere vraagstelling betreft zullen de gegevens niet langer bewaard worden dan nodig. Vanaf de definitieve afhandeling van uw vraag (dat eenzijdig bepaald wordt) zullen de gegevens verwijderd worden.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Business Minded BVBA.  De zetel is gevestigd in 9400 Appelterre, Eichemstraat 19 (ondernemingsnummer: 0894.764.127).
Enkel de zaakvoerder en tevens uw contactpersoon heeft toegang tot persoonsgegevens. Indien beroep wordt gedaan op een (al dan niet zelfstandige) medewerker, zal deze beperkte en tijdelijke toegang krijgen voor het uitvoeren van taken.

Algemene info m.b.t. de uitoefening van uw rechten conform de AVG

Hoe kan u uw toestemming intrekken/verzoeken tot het wissen van uw gegevens?

De toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door uw verzoek in te geven aan de hand van ons formulier “Privacy”  op het tabblad Privacy.

Door het formulier “privacy” in te vullen, kan u ons eveneens verzoeken:

  • Inzage te verkrijgen van de persoonsgegevens;
  • Persoonsgegevens te laten wissen;
  • Persoonsgegevens te beperken betreffende de verwerking;
  • Persoonsgegevens te actualiseren.

U kan eisen dat onze onderneming uw persoonsgegevens wist waarvoor geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken. Maar dit recht is niet absoluut, waardoor er situaties zijn waarbij onze onderneming kan weigeren uw gegevens te wissen.

U kan vragen dat uw gegevens gewist worden in volgende gevallen:

  • de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
  • de onderneming verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig;
  • de onderneming moet de persoonsgegevens wissen door toedoen van een wettelijke verplichting;
  • u trekt uw toestemming in en de verwerking heeft geen andere rechtsgrond (zoals een bestaande overeenkomst of een gerechtvaardigd belang);
  • u oefent uw recht van bezwaar uit;
  • u bent minderjarige op het moment van het geven van uw toestemming.

Indien uw verzoek ingewilligd wordt, stelt onze onderneming de aangeprezen dienstverlener die uw gegevens ontving, hier van op de hoogte.

Wij mogen ook weigeren om de persoonsgegevens te wissen wanneer de verwerking noodzakelijk is voor onder andere:

  • de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
  • de instelling, uitoefening en de onderbouwing van een vordering in rechte.

In deze gevallen worden de gegevens die niet (of niet langer) relevant zijn om deze vordering te onderbouwen verwijderd.

De betrokkene heeft altijd het recht klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit volgens art. 77 van de AVG. Met toezichthoudende autoriteit wordt o.a. de Privacycommissie (toekomst: Gegevensbeschermingsautoriteit) bedoeld, die te contacteren valt via de website, https://www.privacycommission.be/nl. (toekomst: Gegevensbeschermingsautoriteit)

Opmerkingen:

Business Minded wil zo goed mogelijk in overeenstemming zijn met de Algemene Verordening Gegevensverwerking. Het is niet uitgesloten dat u vragen heeft of dat er gaandeweg aanpassingen nodig zijn aan onderhavig privacybeleid.

Wat de hierboven vermelde bewaringstermijnen van uw gegevens betreft merken we op dat deze nooit minder kan bedragen dan de wettelijke en/of fiscale bewaartermijn.

Indien u een hyperlink naar een andere website aanklikt, geldt het privacybeleid van de onderneming of organisatie waarvan u de site bezoekt.

Bovenop het de voorziene mogelijkheden om uw gegevens door te geven aan derden, merken wij op dat in het geval van de overdracht van (één van) onze activiteiten aan een andere onderneming het steeds mogelijk is dat uw gegevens worden overgedragen.  Uw contactgegevens maken op dat moment mee het actief uit van onze onderneming.  Vanzelfsprekend gaan alle rechten, maar ook alle verplichtingen en beperkingen aangaande het verantwoord gebruik van uw gegevens mee over op deze andere onderneming.

Wij behouden ons in dat verband het recht voor deze privacyverklaring op elk ogenblik en naar eigen believen te wijzigen of aan te passen, zonder dit voorafgaand mee te moeten delen.
Indien u vragen heeft, aarzel dan niet ons te contacteren via het formulier “privacy”, hetwelk u terugvindt op het tabblad privacy van de website die u bezoekt.